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合同归档管理办法
上海音乐学院附属安师实验中学 2013.11.15 ?次阅读
上海音乐学院附属安师实验中学 合同归档管理办法
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合同归档管理办法

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合同归档管理办法
   为加强我校合同管理工作的规范化,对各类合同的履行实施进行有效的监督,特制订本管理办法。
一、合同管理部门及职能
(一)学校各类合同由校办负责归档管理
(二)其主要职责
1、学校凡是签订合同都必须统一使用单位行政章及工会章,校办应制定合同盖章申请单和合同归档登记表,对经过用章程序的每件合同都进行登记并将其中一份原件留存。
2、校办负责将留存的合同以日期+排序号的形式给予编号,编号完成后于每学期末移交档案人员进行归档管理;电子档合同同样给予编号,然后于每学期末移交档案人员刻盘归档。
3、凡是需要利用已经归档的合同,需先经过分管领导批准,到档案室进行利用登记。一般情况下,档案室只对档案利用者提供加盖公章的合同的复印件,合同的原件原则上不予借出。遇到个别档案利用者一定要借出合同协议的原件时,借用者需写借条并说明借用合同的用途和归档时间。档案管理人员及时将此情况上报校办,由校办在原件借出后与借用人保持联系,做好合同的催还、归档工作。
二、合同归档管理流程
1、学校各类合同签订事项由校务会讨论决定。
2、需签订合同的部门负责人至校办填写合同盖章申请表并盖章。
2、经过用章程序的合同由校办填写合同归档登记表,由签订合同的部门负责人签字认可后将其中一份原件留存至校办。
3、校办于每学期末统一将合同移交至档案室归档。
4、如合同签订部门在合同归档后需要利用此合同,经分管领导批准后至档案室进行利用登记,借出合同复印件,并在使用完成后及时归还。
三、本管理办法自发布之日起实行,解释权属于校长室。
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2013.3.21

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